Visitenkarten scannen mit Office Lens und OneNote

Die Erfassung von Visitenkarten-Daten kann manuell eine Menge Zeit in Anspruch nehmen, zumal die manuelle Übertragung der Daten bei Telefonnummern oder E-Mail-Adressen recht anfällig für Tippfehler ist. Bisher kannten wir Office Lens als Foto-App mit eingebauter Bild-Optimierung, die Fotos von Whiteboards oder Dokumenten optimiert und anschließend in OneNote (OneDrive!) ablegt. Dank einem aktuellen Update ist dies nun auch mit Visitenkarten möglich.

Als Endergebnis erhalten wir mehr als nur ein Foto der Visitenkarte. Wir erhalten eine automatisch generierte Übersicht, die mit den erkannten Informationen (Phone, EMail, etc.) befüllt wird. Ebenfalls angehängt wird die ausgefüllte Kontakt-Datei (.vcf), die es erleichtert, die Daten in Outlook abzulegen.

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Bild 1: Endergebnis Selbstversuch (Notizseite und Outlook-Business Card)

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Notizen zu E-Mails erstellen

Jeder arbeitet heute mit E-Mails und das in der Regel mit Outlook. Wenn besonders viele Informationen zusammenlaufen, ist es hilfreich, Notizen zur Dokumentation der E-Mails zu verfassen. Dieser Beitrag zeigt unterschiedliche, mögliche Lösungsansätze.

Angedockter Modus und Outlook Web App

Wer häufig die Outlook Web App in Verbindung mit dem Internet Explorer verwendet, kann OneNote im angedockten Modus nutzen, um die Anforderung nach verknüpften E-Mail-Notizen zu realisieren. Praktikabel ist der Aufruf einer verknüpften Mail allerdings nur, wenn der verwendete Nutzer in der OWA angemeldet ist oder ein sog. Single-Sign-On in Betrieb ist. Mit einem Klick auf das rechts angezeigte Internet Explorer-Symbol wird die mit der Notizzeile verknüpfte Mail angezeigt.

Outlook Web App in Verbindung mit OneNote im angedockten Modus

Outlook Web App in Verbindung mit OneNote im angedockten Modus

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Strukturierte Änderungen vornehmen (Suchen und Ersetzen)

Wenn man die selbe Änderung gleich an mehreren Stellen im Notizbuch vornehmen möchte, dann ist das wirklich eine Fleißarbeit. Excel bietet beispielsweise via Mustererkennung die Möglichkeit, einen bestimmten Eintrag an mehreren Stellen zu erkennen und mit einem neuen Wert zu überschreiben. Mit Hilfe einer kleinen Erweiterung ist dies auch mit OneNote möglich.

Onetastic ist eine kostenfreie Erweiterung für OneNote und bietet unter anderem kleine Makros zur Erweitung der Funktionalität von OneNote.

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Widersprüchliche Änderungen vermeiden

Sind zwei oder mehr Nutzer auf einer Notizseite am arbeiten und editieren dann auch noch zur gleichen Zeit im selben Textcontainer, kann es leicht zu Schreibkonflikten kommen. Diese sind anschließend wie in der Fehlermeldung beschrieben aufzulösen. Dabei ist das Problem relativ einfach zu vermeiden.

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Abb. 1: Problem: Schreibkonflikt bei gleichzeitiger Bearbeitung einer Notizseite.

“Widersprüchliche Änderungen werden rot hervorgehoben.” lautet die Warnung, mit der wir es in diesem Fall zu tun bekommen (Abb. 1). Sehen wir uns nun ein paar Alternativen und daraus resultierende Verhaltensweisen von OneNote an, um das Problem zu vermeiden.

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Dokumente aus SharePoint per Drag & Drop mit OneNote verlinken

Das Einfügen von Office-Dokumenten von SharePoint zu OneNote erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Zwar ist aus verschiedenen Gründen eher davon abzuraten, jedoch lassen sich viele Nutzer nicht so leicht von praktischen Gewohnheiten abbringen.

Das Einfügen eines Dokuments als Datei oder als Ausdruck bringt leider das Problem mit sich, dass hierfür ein Kopiervorgang erforderlich wird, der unnötigerweise zwei Dokumente erzeugt. Mehr dazu hier.

Im Zusammenspiel mit SharePoint gibt es eine praktische Alternative, abseits vom händischen Kopieren von Dokumenten-Hyperlinks per Rechtsklick oder Formular-Ansicht. Hier führt uns das althergebrachte Drag & Drop zum gewünschten Ergebnis – und die Dokumente bleiben dort, wo sie hingehören – im SharePoint und dennoch haben wir im Notizbuch einen schnellen, sauberen Verweis hergestellt.

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Autor: Karsten Ulferts

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Notizbücher anlegen mit einer SharePoint App

Bislang war es relativ umständlich, mit wenigen Klicks ein neues Notizbuch im SharePoint anzulegen und das neue Notizbuch gleichzeitig mit bestimmten Personen zu teilen. Im Normalfall müssen alle diese Schritte nacheinander manuell durchgeführt werden. Heute stelle ich eine kostenfreie App für SharePoint vor, die diesen Prozess komfortabel unterstützen kann.

Zunächst beginnt es mit dem Gang in den App Store. Mit Hilfe der Suche finden wir die App mit dem Namen “OneNote Setup Tool for Teachers”. Dies klingt zunächst recht speziell auf das Thema “Schulung” zugeschnitten. Bei näherer Betrachtung zeigt sich die App jedoch recht vielseitig einsetzbar.

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Hands-on with OneNote Service API

After many information about the release of OneNote Service API was spread around it’s time to get our hands dirty. Compared to the first release there is some real progress. For making this visible without reinventing the wheel, there is a very nice project available for Visual Studio. Now, let’s have a look!

Primary target of this blog is showing you the latest capabilities of the OneNote Service API on a practical and extendable, but easy example for developers. The API started a few weeks ago with some limitations. Since May 2014 we are able to define a specific section within our notebook to send our data to. Furthermore, rendering of PHP and PDF content is now supported. These are some important steps into the right direction for making the API really powerful.

Now, let’s start and get our hands dirty! For getting the demo project, go to GitHub and download the project by clicking on “Download ZIP”.

github

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