Display all site notebooks on SharePoint

When you are working with site notebooks in SharePoint, it’s quite difficult getting an overiew of all your feature based site notebooks on a single page. Sure, you could get the overview by having a look at the notebooks opened in the OneNote client application but it’s not appropriate, I think. So, here is a proposal for an automized solution done by SharePoint search.

Illustration 1: webpart displaying all site notebooks from SharePoint.

First, let’s have a look at the solution giving us an overview of all the feature based site notebooks across our SharePoint farm. This is basically a SharePoint search results webpart displaying the site notebooks from several locations with some default metadata like the author and the date of last modification. Continue reading

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Mehrere Seiten in ein PDF-Dokument exportieren

Es ist sehr einfach, eine Notizseite als PDF zu exportieren. Wenn man jedoch mehrere Notizseiten in eine einzelne PDF-Datei  exportieren möchte, wird es recht hakelig. Hier ein paar Ansätze und Gedanken dazu.

Option 1 (Fehlschlag): Wenn man mehrere Seiten als Unterseiten zusammenfasst und dann die übergeordnete Seite drucken möchte, hat man dennoch nur die übergeordnete Seite im PDF.

Option 2 (eher umständlich): Mit der Verwendung eines PDF-Mergers kann man zunächst die Notizseiten einzeln exportieren und anschließend mit einem Merger-Tool die Seiten zu einer Datei zusammenfügen. Oder: man erstellt einen neuen Abschnitt und kopiert alle gewünschten Seiten in den Abschnitt. Anschließend hat man die Möglichkeit, die im Abschnitt enthaltenen Seiten in ein einzelnes PDF zu exportieren

Option 3 (meine Empfehlung): Man markiert alle gewünschten Seiten mittels gedrückter Strg-Taste (Ctrl-Key) und exportiert diese im Anschluss gemeinsam als ein PDF.

Abb. 1: Exportieren eines Abschnitts als PDF.

Abb. 1: Exportieren der zuvor markierten Seiten als ein PDF.

Autor: Karsten Ulferts

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Textmarker auf Bildern fixieren

Wenn man häufig mit Textmarkern arbeitet, ist es recht lästig, dass die markierten Bilder und die Markierung nicht fest verbunden sind. Verschiebt sich ein Bild etwas weiter nach unten, bleiben die Markierungen wo sie sind. Ein Problem.

Über das Einfügen eines Bildschirmausschnitts erstellen wir einen Screenshot. Dieser ist eingebettet in einen Container. Optional kann der Screenshot mittels Drag&Drop bei gedrückter Shift-Taste aus dem Container herausgezogen und an einer beliebigen Stelle der Notizseite platziert werden.

Abb. 1: lorem

Abb. 1: Anlegen eines Screenshots

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Screenshot-Hyperlinks mit Chrome und Firefox automatisch erzeugen

Bei der gemeinsamen Verwendung mit dem Internet Explorer erzeugt OneNote zu jedem Bildschirmausschnitt automatisch einen Hyperlink zur fotografierten Web-Quelle. Im Zusammenspiel mit Chrome und Firefox muss man in OneNote mit Bordmitteln leider auf diesen Automatismus verzichten und den Hyperlink zur Quelle händisch einfügen. Mit einer kleinen Erweiterung kann dieses praktische Feature auch bei der Nutzung anderer Browser zum Einsatz kommen.

Abb. 1

Abb. 1: Bildschirmausschnitts aus dem Internet Explorer (Hyperlink wird automatisch unten eingefügt)

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Speicherort für Bildschirmausschnitt zurücksetzen

Bei der Verwendung von Bildschirmausschnitten (Screenshots) wird gerne mit Standard-Speicherorten wie der Zwischenablage gearbeitet, um die Ablage von Snippings noch schneller zu gestalten. Doch einmal definiert, stellt sich die Frage, wie man den Speicherort ohne entsprechenden Dialog dann noch ändern kann.

In diesem Beispiel setzen wir zur Schaffung des Problems die Zwischenablage als Speicherort für Bildschirmausschnitte fest (Abb. 1).

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Abb. 1: Festlegen der Zwischenablage als Speicherort für Bildschirmausschnitte

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Migration eines Website-Notizbuchs in SharePoint

Zur Migration eines Website-Notizbuches sind ein paar Schritte zu tun. Sonderfall ist hier, dass ein OneNote-Notizbuch an ein Website-Feature im SharePoint gebunden ist. Im folgenden Beispiel migrieren wir ein Website-Notizbuch aus Office 365 zu SharePoint Server 2013.

Abbildung 1 zeigt die Website-Einstellungen einer Teamsite in Office 365. Durch die Aktivierung des Features “Website-Notizbuch” wurde ein Notizbuch für OneNote automatisch erstellt.

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Abb. 1: Ansicht der Website-Einstellungen mit aktiviertem Feature “Website-Notizbuch”.

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Visitenkarten scannen mit Office Lens und OneNote

Die Erfassung von Visitenkarten-Daten kann manuell eine Menge Zeit in Anspruch nehmen, zumal die manuelle Übertragung der Daten bei Telefonnummern oder E-Mail-Adressen recht anfällig für Tippfehler ist. Bisher kannten wir Office Lens als Foto-App mit eingebauter Bild-Optimierung, die Fotos von Whiteboards oder Dokumenten optimiert und anschließend in OneNote (OneDrive!) ablegt. Dank einem aktuellen Update ist dies nun auch mit Visitenkarten möglich.

Als Endergebnis erhalten wir mehr als nur ein Foto der Visitenkarte. Wir erhalten eine automatisch generierte Übersicht, die mit den erkannten Informationen (Phone, EMail, etc.) befüllt wird. Ebenfalls angehängt wird die ausgefüllte Kontakt-Datei (.vcf), die es erleichtert, die Daten in Outlook abzulegen.

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Bild 1: Endergebnis Selbstversuch (Notizseite und Outlook-Business Card)

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