Video-Training “OneNote 2016 – Grundlagen”

OneNote2016_klein Das Video-Training richtet sich an jeden, der nach einer einfachen Möglichkeit sucht, den konventionellen Notizblock durch eine zeitgemäße Lösung zu ersetzen und damit auch seinen Papierverbrauch deutlich zu reduzieren will. Das hohe Tempo und das Informationsaufkommen der heutigen Zeit erwecken das Bedürfnis, dass Notizen jederzeit und überall für Sie und vielleicht auch für ausgewählte andere Personen zugänglich sein sollen. Genau das bietet Ihnen Microsoft OneNote.

Es handelt sich dabei im Prinzip um eine sehr einfach aufgebaute Software, die Sie auch ohne Vorkenntnisse schnell erlernen und verstehen können. Sinnvolle Einsatzmöglichkeiten von OneNote sind beispielsweise eine Aufgabenliste, ein geschäftliches Besprechungsprotokoll oder eine einfache Mitschrift.

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Kostenlose Beispielfilme:

Wie Sie vielleicht bereits wissen, hat sich die Funktionalität von OneNote in Office 2016 gegenüber Office 2013 kaum verändert. Dafür hat sich im Bereich der mobilen Apps für SmartPhones und Tablets umso mehr getan. Microsofts Strategie: Cloud first. Mobile first. Das ist besonders im Bereich der Notizenverwaltung deutlich sichtbar.

Meine Erfahrung mit OneNote zeigt: jeder findet v2b-button-jetzt-bei-video2brain-whitemindestens eine gute Möglichkeit, OneNote im Alltag sinnvoll für sich zu nutzen. Also, auf geht’s!“

Autor: Karsten Ulferts

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Ist-Analyse mit OneNote: SharePoint-Workflows

Die Vorbereitung einer SharePoint-Migration ist oft eine mühsame Prozedur. Dabei machen vor allem obsolete Farm-Solutions häufig Probleme. Darin enthalten sind oftmals auch Workflow-Aktionen für den SharePoint-Designer. Festzustellen, welche Workflow-Aktionen in welchen Listenworkflows genutzt werden – ohne Zusatzsoftware ist dies nahezu unmöglich herauszufinden, ohne einen riesigen Zeitaufwand. Hier ein Abriss wie man mit OneNote mit einfachen Mitteln Licht in die Sache bringt.

Am Anfang steht eine Analyse mittels PowerShell, um zunächst einmal die mit Workflows assoziierten Listen, Bibliotheken und Inhaltstypen ermitteln zu können.

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Abb. 1: Ermitteln von bereitgestellten Workflows in einer SharePoint-Farm mit PowerShell-Skript (Auszug).

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OneNote API für Office 365

Fortschritt

Bisher war die OneNote API auf Notizbücher in OneDrive (auch OneDrive Personal genannt) beschränkt. Aufgrund dieser Beschränkung waren viele Entwickler (HTML und JavaScript) eher gehemmt, sich mit dieser API näher auseinanderzusetzen, da OneDrive Personal als Datenspeicher für die Entwicklung von Geschäftslösungen für Unternehmen nicht wirklich infrage kam und auch nicht dazu gedacht ist. Nun ist eine wichtige Voraussetzung geschaffen, damit OneNote als Lösung vom schnellen Wachstum von Office 365 wirklich profitieren kann.

Dank der neuen API (seit November 2015) können ab jetzt auch Notizbücher in SharePoint Online Websites (Website-Notizbücher), Notizbücher in Office 365-Gruppen sowie Notizbücher in OneDrive for Business per Webservice für CRUD-Operationen (Create, Read, Update, Delete) angesprochen werden.

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Abb. 1: Vijay Sharma erklärt in Channel 9 die Architektur der neuen API.

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SharePoint Website Rollout: Umgang mit dem Website-Notizbuch

Im Umgang mit SharePoint sind Lösungen für das automatische Erstellen von Websites als Selbstservice ausgesprochen beliebt. Bei Teamwebsites und Projektwebsites ist in den Standard-Vorlagen automatisch auch ein Notizbuch enthalten. Damit die Bezeichnung des Notizbuchs korrekt vorgenommen wird, muss hierbei eine Kleinigkeit beachtet werden.

Das programmatische Erstellen einer Website erfolgt immer auf Basis einer Vorlage (Template). Im Falle der Verwendung von angepassten, benutzerdefinierten Vorlagen (dies ist meist die Regel, “nobody likes the default stuff”), nistet sich der Name der ursprünglich verwendeten Website bei der Erstellung des Templates im Namen des Website-Notizbuchs ein (KU-CP-test2) wie in Abb. 1 gut erkennbar ist.

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Abb. 1: Website-Notizbuch mit falschem Titel

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Display all site notebooks on SharePoint

When you are working with site notebooks in SharePoint, it’s quite difficult getting an overiew of all your feature based site notebooks on a single page. Sure, you could get the overview by having a look at the notebooks opened in the OneNote client application but it’s not appropriate, I think. So, here is a proposal for an automized solution done by SharePoint search.

Illustration 1: webpart displaying all site notebooks from SharePoint.

First, let’s have a look at the solution giving us an overview of all the feature based site notebooks across our SharePoint farm. This is basically a SharePoint search results webpart displaying the site notebooks from several locations with some default metadata like the author and the date of last modification. Continue reading

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Mehrere Seiten in ein PDF-Dokument exportieren

Es ist sehr einfach, eine Notizseite als PDF zu exportieren. Wenn man jedoch mehrere Notizseiten in eine einzelne PDF-Datei  exportieren möchte, wird es recht hakelig. Hier ein paar Ansätze und Gedanken dazu.

Option 1 (Fehlschlag): Wenn man mehrere Seiten als Unterseiten zusammenfasst und dann die übergeordnete Seite drucken möchte, hat man dennoch nur die übergeordnete Seite im PDF.

Option 2 (eher umständlich): Mit der Verwendung eines PDF-Mergers kann man zunächst die Notizseiten einzeln exportieren und anschließend mit einem Merger-Tool die Seiten zu einer Datei zusammenfügen. Oder: man erstellt einen neuen Abschnitt und kopiert alle gewünschten Seiten in den Abschnitt. Anschließend hat man die Möglichkeit, die im Abschnitt enthaltenen Seiten in ein einzelnes PDF zu exportieren

Option 3 (meine Empfehlung): Man markiert alle gewünschten Seiten mittels gedrückter Strg-Taste (Ctrl-Key) und exportiert diese im Anschluss gemeinsam als ein PDF.

Abb. 1: Exportieren eines Abschnitts als PDF.

Abb. 1: Exportieren der zuvor markierten Seiten als ein PDF.

Autor: Karsten Ulferts

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Textmarker auf Bildern fixieren

Wenn man häufig mit Textmarkern arbeitet, ist es recht lästig, dass die markierten Bilder und die Markierung nicht fest verbunden sind. Verschiebt sich ein Bild etwas weiter nach unten, bleiben die Markierungen wo sie sind. Ein Problem.

Über das Einfügen eines Bildschirmausschnitts erstellen wir einen Screenshot. Dieser ist eingebettet in einen Container. Optional kann der Screenshot mittels Drag&Drop bei gedrückter Shift-Taste aus dem Container herausgezogen und an einer beliebigen Stelle der Notizseite platziert werden.

Abb. 1: lorem

Abb. 1: Anlegen eines Screenshots

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