Integration zwischen OneNote und Dynamics NAV 2013

Wohin mit Notizen aus dem ERP-System? Heute steht eine Antwort parat: dahin wo sie eigentlich immer hingehörten – ins OneNote. Wie das funktioniert, finden wir jetzt gemeinsam heraus.

An dieser Stelle beginne ich immer gerne mit einer Problemstellung. Gibt es diese überhaupt? Ich denke schon. In allen Dynamics Systemen hatte man bereits zuvor die Möglichkeit, Notizen zu hinterlegen. Aber: diese sogenannten Notizen sind nicht im entferntesten gleichwertig mit OneNotes. Kleiner Exkurs in Dynamics CRM: man pflege dort fleißig die sogenannten Notizen; man qualifiziere einen Datensatz in eine andere Entität (z. B. von Lead nach Verkaufschance) und… “Huch! Wo sind meine Notizen geblieben!?”. Diese werden einfach nicht übernommen. Durch Schmerz lernt man immer noch am besten…

Ein Satz zu den Systemvoraussetzungen: wir brauchen einen Mandanten im NAV 2013. Die Office Version kann getrost noch auf Version 2010 geblieben sein.

Nachdem ich mir ein Notizbuch erstellt und möglichst zentral abgelegt habe, habe ich die Möglichkeit, eine oder mehrere Rollen mit der neuen Funktion auszustatten. In diesem Fall habe ich den Sales Manager gewählt. In diesem Fall hinterlegen für sowohl für die Records als auch für die Pages den selben Dateipfad.

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Mit dem Aufruf des OneNote-Buttons im NAV-Ribbon wird OneNote automatisch geöffnet und auf der rechten Bildschirmseite platzsparend angeheftet. Gemeinsam haben beide Anwendungen die praktische Eigenschaft, dass Änderungen ohne explizites Speichern übernommen werden. Bei der Betitelung der Notizseite fällt auf, dass OneNote automatisch die ID und den Namen des Kunden ausliest und als Titel verwendet.

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Das Office-Ribbon ist nur auf den ersten Blick nicht vorhanden, da lediglich ausgeblendet. Ein Klick auf die drei Punkte am oberen Bildschirmrand ergeben die gewohnte Ansicht des Anwendungsmenüs.

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Die Struktur gliedert sich nach Abschnitt pro Entität und nach Seite pro Datensatz. Verwendet man die gleiche Funktion in einer anderen Entität, so wird ein weiterer Abschnitt generiert. Ein Klick auf den automatisch generierten Platzhalter “Empty” gibt uns noch einen Hinweis auf eine praktische Tastenkombination für das Anlegen einer neuen Notizseite aus NAV heraus.

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Wichtig für die fehlerfreie Funktion der Integration sind zwei im Normalfall aktivierte Checkboxes in den OneNote-Optionen. Dies sei nur beiläufig erwähnt.

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Nun aber wieder zu den schönen Seiten des Lebens: die Notizen sind mit dem NAV-Datensatz verknüpft. Wir können zudem alle gewohnten Vorteile von OneNote zur Datenverarbeitung nutzen und u. a. sogar fotografierte Bilder, bzw. deren Textinhalt mit der OneNote-Suche in Windeseile erstöbern – natürlich innerhalb des kompletten Notizbuches. Wer nur auf der aktuellen Seite suchen möchte, der drücke zuvor Strg+f.

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Ob sich diese neue Funktion durchsetzen wird, müssen die Early Adopters von NAV 2013 entscheiden. Ein technischer Fortschritt hin zu besserer Integration zwischen Office und ERP sowie mehr Datentransparenz sind bereits jetzt spürbar. Ich freue mich über Ihr Feedback!

Autor: Karsten Ulferts

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