Mit OneNote E-Mails und Termine aus Outlook zentralisieren

Bei der Kunden- und Projektkommunikation fallen haufenweise Mails und Termininformationen an. Diese oft wertvollen Daten sind jedoch in der Regel nicht zentral bereitgestellt und somit nicht teamübergreifend nutzbar. Meist sind die Daten über zahlreiche Outlook-Postfächer verteilt. OneNote kann dabei helfen, diese Informationen zu zentralisieren.

Falls Sie dieser Anwendungsfall in Verbindung mit OneNote überrascht: OneNote ist der einzige wirkliche Allrounder in der Microsoft Office-Familie, der sich in zahlreichen Anwendungsfällen zur Datenzentralisierung und Zusammenarbeit anbietet. Jedoch sollte man bei der Planung eines solchen Vorhabens berücksichtigen, dass OneNote nicht die Leistung und die Kapazitäten eines Servers ersetzen kann.

Exkurs: für diesen Anwendungsfall empfiehlt sich eher der Einsatz von Dynamics CRM, da ich hier die Möglichkeit habe, Mails oder Termine mit Kontaktdatensätzen mit Hilfe eines Plugins mit Outlook zu verknüpfen. Jedoch kommt nicht jede Organisation in diesen Genuss. Zudem arbeitet Microsoft noch daran, die Komplexität dieser Integration und damit einhergehende Probleme (Abstürze von Outlook kommen auch nach Update Rollup 13 immer noch vor) zu optimieren.

Zunächst der Strukturvorschlag: es empfiehlt sich, für jede Entität (Projekt, Kunde, etc.) ein separates Notizbuch zu erstellen und dieses zentral (SkyDrive, SharePoint, FileShare) abzulegen. Diese Optionen beinhalten in sich ein paar Vor- und Nachteile bzgl. Versionierung, Geschwindigkeit, etc., auf die in einem anderen Artikel näher eingegangen wird.

Bei Auswahl einer zu zentralisierenden Mail gehen wir wie abgebildet per Rechtsklick vor.

mail verknuepfen

Anschließend wählen wir den passenden Projektabschnitt aus.

mail verknuepfen2

Betrachten wir nun den Datenbestand in OneNote und sehen, dass zahlreiche Metadaten (Betreff, Absender, etc.) sowie der Mail-Anhang übernommen wurden. Die Daten stehen nun zentral für alle Projektmitglieder zur Verfügung. Dokumente sind zwar in SkyDrive oder SharePoint deutlich besser aufgehoben, allerdings ist hier wieder ein manuelles hochladen und referenzieren auf die Dokumenten-ID, die SharePoint beim Upload erzeugt, vorzunehmen.

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Ob OneNote nun die “perfekte Lösung/Best practice” für diesen Anwendungsfall ist, darüber lässt sich durchaus kritisch diskutieren. IT-Entscheidungen ist so gut wie immer auch mit Kompromissen behaftet. Daher seien hier noch ein paar Vor- und Nachteile gegenüber gestellt, die es individuell abzuwägen gilt:

Vorteile von OneNote in diesem Szenario:

  • OneNote ist verfügbar und einfach zu bedienen
  • Anhänge von Mails werden über OneNote ebenfalls zentralisiert. Dieses Feature bietet Dynamics nicht. Dieser Umstand kann OneNote jedoch auch zum Nachteil ausgelegt werden, da sich das Notizbuch bzgl. Dateigröße enorm aufblähen kann.
  • Inhalte werden von der OneNote-Suche durchforstet
  • Beim Ablegen von OneNote-Büchern in SharePoint kann auch die Suche von SharePoint genutzt werden

Nachteile von OneNote in diesem Szenario:

  • Doppelte Datenhaltung. Dies wird aber in der Regel erträglich, da nur relevante Daten verknüpft werden, die meist nur aus Text bestehen.
  • Die Objekte der Entität (Projekt A, B, C ) müssen zuvor manuell angelegt werden. Dieser Nachteil lässt sich aushebeln, indem man über SharePoint neue Notizbücher über eine Inhaltstypvorlage erzeugt. In diesem Fall würden die Projekte nicht nach Abschnitten, sondern nach Büchern getrennt.
  • Die verknüpften Informationen können verändert werden. Allerdings wird dies in OneNote mit entsprechenden Initialen gekennzeichnet.
  • In OneNote wird keine echte Chronologie abgebildet, da die Seiten nach dem Zeitpunkt der Zentralisierung untereinander angeordnet werden
  • Automatische Benachrichtigungen gestalten sich eher schwierig. Dies lässt sich zwar über SharePoint umsetzen, jedoch kann die Zusammenfassung der letzten Änderungen anderer Personen recht umfangreich ausfallen.

Autor: Karsten Ulferts

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