Berufliche Anwendungsfälle von OneNote

Im Rahmen der Akademie-Eröffnung bei ProTechnology durfte ich in Dresden einen gut besuchten Vortrag über OneNote halten. In dieser Woche fasse ich die Inhalte noch einmal für den Blog zusammen. In dem Vortrag ging es allerdings nicht um eine Anwenderschulung, sondern vielmehr um die Frage, welche Anwendungsfälle und Features OneNote im Berufsalltag für Teams und den Einzelnen unter anderen bietet, die Word, Excel und Co. nicht im Repertoire haben.

Zunächst sei gesagt, dass Papier definitiv seine Daseinsberechtigung hat und teilweise behalten sollte. Gerade bei kreativer Arbeit und beim Schreiben eines persönlichen Briefes werde ich niemals freiwillig auf Papier verzichten. Der Großteil der alltäglichen Office-Arbeit hat jedoch in der Regel wenig mit Kreativität oder persönlicher Kommunikation zu tun – hier zählt vor allem die Effizienz.

Effizienz ist jedoch nicht gegeben, wenn Notizen von jedem Mitarbeiter handschriftlich geführt werden. Diese Daten sind für Dritte nicht verfügbar und auch für den Autor nachträglich oft nur schwer zu durchdringen. Hier ein paar Zitate aus meinem vormals beruflichen Umfeld zusammengefasst.

Das Leben ohne OneNote

Wer OneNote bisher nicht genutzt hat, sollte sich zunächst selbst die Frage stellen, welche Art von Inhalten den eigenen Berufsalltag bestimmen: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, … oder Notizen? Ich behaupte, in der Regel sind es vor allem Notizen. Warum sollte man gerade in diesem primären Bereich auf die Unterstützung einer intelligenten Software verzichten? Für eine angemessene Verfügbarkeit müssen Notizen digital und zentral verwaltet werden.

Pie-Chart

Bevor wir die Anwendungsfälle beleuchten, sehen wir uns kurz an, was einzelne, mir persönlich bekannte Nutzer über OneNote zu sagen haben. Viele Vorschusslorbeeren zwar, jedoch meiner Ansicht nach gut begründbar.

Zitate

Das Schönste: Sie müssen OneNote in der Regel nicht mehr erwerben (lizensieren), weil Sie bereits eine Lizenz besitzen. So ist OneNote bereits seit Office 2010 in jeder Edition enthalten.

Lizensierung

Eines der maßgeblichen Paradigmen bei Microsoft sagt, dass für jede Daten-Entität ein Mastersystem zu definieren ist. So ist Active Directory das Mastersystem für Authentifizierung, SharePoint der Master für Dokumente, Dynamics CRM der Master für Kundenkontakte, usw. Somit ist OneNote als Master für Notizen einzusetzen. Jetzt stehen allerdings Einsteiger vor der Problematik, dass man bei einem Change-Prozess quasi auf einen fahrenden Zug aufspringen muss. Das heißt konkret, dass auch andere Microsoft-Systeme Notizen oder Notizen-ähnliche Daten produzier(t)en. Man nehme als Beispiel die Kommentare, die man in Word oder in Dynamics CRM hinterlegen kann. Um diese Problematik zu lösen und die Notizen aus den Umsystemen ins OneNote zu bekommen, gibt es heute eine Vielzahl an direkten Integrationsmöglichkeiten mit Microsoft-Systemen. Hier nur die wichtigsten Beispiele aufgelistet:

Anwendungsintegration

Nun aber zu unserem ersten Anwendungsfall: automatische Verlinkung im angedockten Modus von OneNote. So können Sie beispielsweise bei einer Reiseplanung eine Webseite aufrufen, eine Zeile dazu notieren und der Link der geöffneten Webseite wird automatisch mit der Notizzeile verlinkt. Dieses Prinzip funktioniert im Übrigen auch bei Office-Dokumenten – diese müssen jedoch zunächst gespeichert werden. Im Laufe des Artikels wird uns der angedockte Modus noch häufiger begegnen.

Recherche mit dem abgedockten Modus

Im nächsten Beispiel beziehen wir die Nutzung von mobilen Endgeräten mit ein. Häufig kommt es vor, dass ein wichtiger Teilnehmer eines Meeting verspätet erscheint. Sobald dieser eintrifft, erfolgt selten ein effizientes Briefing, sondern alles geht wieder von vorne los. Mit Hilfe von OneNote kann der Reisende das Gesprächsprotokoll mitlesen und auch selbst Input liefern. Wie das konkret aussehen kann, können Sie hier detailliert nachlesen. In Deutschland läuft heute jedes Fußballspiel der zweiten Bundesliga über einen Newsticker, also warum nicht erst recht die (Zwischen)-Ergebnisse Ihrer Meetings? Protokolle werden ohnehin geschrieben.

News Ticker

Eine der erstaunlichsten Funktionen ist jedoch die Erkennung von Freitext. Dieser kann mit einem Tablett entweder per Stift oder per Finger geschrieben werden. Ob Sie es glauben oder nicht: dieses Gekritzel (mein Gekritzel) kann von OneNote fehlerfrei(!) in Maschinentext umgewandelt und bereits vor der Umwandlung von der Suche erfasst werden.

Handschrift Erkennung

Neu in OneNote 2013 ist die Möglichkeit, Office-Inhalte wie aus Visio direkt in die Notizen einzubetten. Früher führte am Erstellen und Einfügen von Screenshots kein weg vorbei. Bei jeder Änderung wiederholte sich das selbe Prozedere. Ab sofort können Sie die Änderungen direkt aus OneNote anstoßen. Mehr dazu hier.

Visio eingebettet in Notizen

Ebenso neu in OneNote 2013 ist die Einbettung von echten Excel-Tabellen in die Notizen. So mit können Sie nun auch Formeln und Diagramme in Ihre Notizen einbinden. Mehr dazu hier.

Excel Dashboards
In vielen Firmen sind zahlreiche PDF-Dokumente abgelegt – leider oft in Form gedruckten PDF-Dokumenten, deren Text nicht markierbar ist. Die Software für eine Texterkennung (OCR) kann durchaus kostenspielig sein. OneNote liefert diese Funktionalität frei Haus. Das Einlesen des Textes aus dem Bild heraus erfolgt in Sekundenschnelle.

Gedruckte PDF-Dokumente durchsuchen

Eben diese Textbrückenfunktion kann auch zum effizienten Übertragen von Visitenkarten genutzt werden. Einfach ein Foto mit dem Smartphone machen, in OneNote bereitstellen (geht automatisch) und per Rechtsklick auslesen. Das Übertragen ins CRM läuft zwar nicht vollautomatisch, sondern per Copy & Paste, aber insb. Telefonnummern und E-Mail-Adresse werden fehlerfrei übergeben. Mehr dazu hier.

Visitenkarten digitalisieren

Wie erwähnt können Notizbücher auch in Mobiltelefonen angebunden werden, um Fotos von Wandskizzen, etc. direkt an OneNote zu übergeben. Es blitzt und wenige Sekunden später liegt das Bild im OneNote. Fotos müssen also nicht mehr manuell vorgenommen werden, um für die zentrale Bereitstellung zu sorgen.

Mobiler Einsatz (Kamera Integration)

Eine weitere sehr praktische Funktion ist die Stimmendokumentation. Der Ablauf: Sie starten die Ton-Aufnahme und schreiben Notizen. OneNote merkt sich, welche Notiz zu welchem Zeitpunkt der Aufnahme geschrieben wurde und markiert den entsprechenden Bereich beim Abspielen.

Voice Dokumentation

OneNote ist nicht nur eine Notizenverwaltung, sondern auch ein Offline-Client für Notizen und sogar Dokumente. Ähnlich wie in Microsoft Access werden Inhalte einmal eingebunden  – Änderungen müssen dann nicht mehr manuell gespeichert werden. Wenn offline gearbeitet wird, erfolgt der Abgleich inklusive Synchronisation voll automatisch nach dem Aufbau der Netzwerkverbindung.

Offline-Funktionalität

Welche Office-Anwendung kennen Sie (außer Excel), die rechnen kann? OneNote bringt auch das. Ähnlich wie bei der Umwandlung von handschriftlichen Notizen können Sie mit Formeln agieren. Alternativ kann von Anfang an mit digitalen Formeln gearbeitet werden, die vom Funktionsumfang her einer professionellen (kostenpflichtigen) Formel-Anwendung entsprechen.

Formeln und Kalkulation

Bei der zentralen Thematik des Co-Authoring (mit mehreren Mitarbeitern gleichzeitig an einem Dokument arbeiten) hat OneNote vor Jahren die Rolle des technischen Vorreiters übernommen. Diese Funktion war sowohl in der lokalen Anwendung als auch in der WebApp bereits vorhanden, bevor Word, Excel, etc. diese Möglichkeit unter Zuhilfenahme von SharePoint ermöglicht haben. Auch kann ich über Initialen sehr einfach nachvollziehen, wer die letzte Abschnittsänderung wann vorgenommen hat.

Co-Authoring

Einer der wichtigsten Einsatzmöglichkeiten ist natürlich das Dokumentieren von Meetings. Dabei können vor allem Vorlagen sehr sinnvoll eingesetzt werden. Auch Termin-Informationen über Zeit, Ort und Teilnehmer können aus Outlook importiert werden, ohne dass Outlook geöffnet sein muss. So können auch Notizen als Aufgabe deklariert und zurück an Outlook übergeben werden. Mehr dazu hier.

Jour Fixe

Bei der Häufung von Notizen (Daten) wird es interessant, einzelne Notizen mit Kategorien zu verschlagworten. Diese Kategorien können entweder selbst definiert oder vorgefertigt verwendet werden. Einmal zugewiesen, können die Schlagwörter (Tags) als Filterkriterium bei der Suche in OneNote verwendet werden. Zum Beispiel: “Zeige mir alle Notizen mit der Kategorie <Wichtigkeitsstufe 1>”.

Tagging

Dieser Anwendungsfall soll Dynamics CRM nicht den Rang ablaufen, aber die Möglichkeit aufzeigen, mit OneNote E-Mails und Kalenderinformationen zu zentralisieren. Ein Alleinstellungsmerkmal dieser Lösung ist, dass selbst der Anhang einer Mail als Kopie in OneNote abgelegt wird. Mehr Details dazu gibt es hier.

Mails zentralisieren

Auch Instant Messaging in Lync kann mit Notizen verknüpft werden. In Lync 2013 ist die Schnittstelle besonders leicht anzusteuern, ist aber auch in Lync 2010 einfach möglich. Ziel ist auch hier das Dokumentieren von Unterhaltungen mit Notizen im angedockten Modus.

Lync

Auch in Outlook lässt sich diese Funktion unter dem Namen “Besprechungsnotizen” nutzen, um Notizen vor, während oder nach dem Termin zu dokumentieren. Mehrwert ist vor allem die Verknüpfung der Daten in beide Richtungen.

Outlook

Last but not least: man kann in OneNote ein vollumfängliches Wiki abbilden. Dies beinhaltet elementare Features wie Passwortschutz, Versionierung, Papierkorb, einfache Bearbeitung (WYSIWYG) sowie eine Suche. Ein Schwachpunkt ist die Tatsache, dass keine Datenbank dahinter steht, was bei kleinen bis mittelgroßen Wikis jedoch kein Problem darstellt.

Wiki

Insgesamt hat der Vortrag und die anschließende Diskussion unterstrichen, dass OneNote der einzige echte Allrounder in der Office-Familie ist und weit über die Funktion einer Notizenverwaltung hinaus geht. Mehr Anwendungsfälle folgen in Kürze.

Autor: Karsten Ulferts

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3 Responses to Berufliche Anwendungsfälle von OneNote

  1. Ronald Urban says:

    Vielen Dank für die überaus anschauliche Darstellung der verschiedenen Möglichkeiten, die OneNote (auch in der Interaktion mit anderen Anwendungen) bietet!

  2. Besten Dank für die Darstellung der Möglichkeiten. Es sollte wohl die Möglichkeit für kleine Unternehmen bestehen, mit OneNote auch ein CRM abzubilden.

  3. Hallo Harold,

    danke für dein Feedback!
    Natürlich ist OneNote kein gleichwertiger Ersatz für ein CRM. Für kleine Unternehmen gibt es jedoch durchaus kostengünstige Tarife für Dynamics CRM Online oder SalesForce.com.
    In beiden CRM-Systemen fallen Notizen an, welche in OneNote einfach besser aufgehoben sind. Grundsätzlich kann man beide genannten CRM-Systeme mit OneNote verknüpfen.

    Gruß
    Karsten

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