Eigene OneNote-Kategorien über das LAN verteilen

In dieser Woche geht es um eine derzeit noch vorhandene funktionale Lücke von OneNote, die vor allem in größeren, aber auch in kleinen Unternehmen für Probleme sorgt: das zentrale Erfassen und Verteilen von Kategorien. Sprich: Herr Mustermann erstellt eine neue Kategorie und weist diese einer Notiz im Team-Notizbuch zu. Wie kann sichergestellt werden, dass alle anderen Teammitglieder diese Kategorie ebenfalls zur Verschlagwortung verwenden können? Knifflig, aber lösbar.

Zum Anfang zitiere ich eine Leser-Zuschrift, die mich bekräftigt hat, mich intensiver mit dieser Problemstellung zu befassen:

Guten Tag Hr. Ulferts … wie ist es möglich auf zwei verschiedenen Windows PCs, die mit Standard OneNote-Mitteln auf freigegebene Notizbücher zugreifen, die Kategorien ohne Neuerfassung auf beiden PCs ständig gleich zu halten. Die verwendeten Kategorien sind über die Kategorie-Suche sichtbar, jedoch beim Verwenden nicht in meiner Auswahl. Ich muss dann mühevoll über Kategorien bearbeiten diese noch einmal erfassen. Gerne würde ich mir diesen Aufwand schenken. Für einen guten Tipp im Voraus vielen Dank. PS: Gibt es Tools, über die man Kategorien sichern, exportieren und importieren kann? Wenn nein – warum nicht?”

Vorweg: für das Einbinden und Verwenden von neuen Kategorien gibt es natürlich die Möglichkeit, diese per Rechtsklick lokal einzubinden. Dies möchten wir jedoch nicht von Hand durchführen müssen, sondern diesen Vorgang automatisieren. Sprich: wenn ein anderer Nutzer eine neue Kategorie erstellt, soll dieses automatisch für alle Nutzer im Menü verfügbar gemacht werden.

addtag

Die Herausforderung ist zunächst der Umstand, dass die verwendbaren Kategorien nicht über das zentral abgelegte Notizbuch bereitgestellt werden, sondern bei jedem Nutzer lokal in einer Konfigurationsdatei von Microsoft Office gespeichert sind. Diese Datei mit dem Namen Preferences.dat ist unter folgendem Dateipfad zu finden:

C:\Users\<USERNAME>\AppData\Roaming\Microsoft\OneNote\15.0

In dieser Datei sind alle Kategorien enthalten, die es bei Änderungen im Netzwerk zu verteilen gilt. Da Preferences.dat nicht zur Laufzeit der Desktopanwendung überschrieben werden kann, benötigen wir einen Automatismus, der dies berücksichtigt. Sobald also ein Nutzer (Max Mustermann) eine neue Kategorie erstellt, wird diese in der lokalen Preferences.dat (Version 1.1) abgelegt. Diese Datei muss nun mit Hilfe eines Listeners und Pickers kopiert und zentral für das Rollout bereitgestellt werden. Anschließend erfolgt das Rollout der neuen Version beim Shutdown des Clients (Müller), wenn OneNote garantiert geschlossen ist.

prefdattransfer

Ein geeignetes Programm für die Aufgabe des Listeners und Pickers ist das Programm watchdirectory. Hier kann ich einen Auto-Job hinterlegen, der im Moment des Veränderns von Preferences.dat eine Kopie der Datei auf den Server kopiert – die halbe Miete.🙂

Nun zur Verteilung. Wir haben zwei Optionen: Die Datei wird per GPO (Group Policy Object) beim Herunterfahren des Clients verteilt. Diese Konfiguration nehmen wir im Active Directory vor.

Wir können das Ganze mit einem Softwarepaket via SCCM machen. Wichtig ist hierbei, dass der Picker die Datei immer in einem bestimmten Zeitfenster ablegt. Dann können wir ein Paket bauen, das bei der An- oder Abmeldung die Datei austauscht.

Fazit: das Ei des Kolumbus ist hier zwar noch nicht gefunden, jedoch ist dieser Ansatz durchaus praktikabel und führt zum gewünschten Ziel. Allerdings gilt dies sowohl für das Hinzufügen als auch für das Löschen einer Kategorie. Der Einsatz von Sicherungskopien empfiehlt sich daher dringend. Im Hause Microsoft ist sicherlich das Knowhow vorhanden, um an dieser Stelle nachzurüsten: ähnlich wie man es vom Content-Type-Hub aus SharePoint kennt. Wenn dieses Feature noch käme, dann nähert sich OneNote mit großen Schritten der Perfektion.

Autor: Karsten Ulferts (Besonderen Dank an Jens Decker)

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4 Responses to Eigene OneNote-Kategorien über das LAN verteilen

  1. Dirk Mohrdiek says:

    Hallo Karsten,
    der Artikel kann für mich recht hilfreich sein, allerdings verwende ich eine andere Version von OneNote, die Version 2010, intern dürfte das die 14.0 sein.
    Den entsprechenden Speicherort für die preferences.dat finde ich auf meinem System nicht, nicht einmal den Ordner unter …/Roaming.
    Bei mir gibt es einen Ordner C:\Users\Name\AppData\Local\Microsoft\OneNote\14.0, der aber auch keine preferences.dat enthält. Auch die Suche nach der Datei blieb erfolglos.
    Weißt Du, wo die Kategorien in der V14.0 gespeichert werden?

    • Hallo Dirk,

      das Verzeichnis ist da – allerdings versteckt. Du musst “versteckte Dateien und Ordner” zuvor in den Ordneroptionen im Explorer auf sichtbar schalten.

      Beste Grüße
      Karsten

  2. Hi Karsten,
    danke. Sehr hilfreich. Habe Dein “Konzept” auf mein NAS übertragen. Das Push&Pick löse ich noch manuell aus, via SyncToy. Nicht so schick, aber geht.

    Eines der Clients bei mir ist ein iPad. Hast einen Tipp, wie ich die Kats nun auch “Apfel-fressern”😉 zur Verfügung stellen kann?

    Thx.
    Roberto

  3. Hallo Roberto,

    das klingt spannend.
    Ich habe das Ganze lediglich auf einem iPhone testen können. Die custom category wird angezeigt, ist jedoch nicht editierbar.

    Aktuell empfiehlt es daher, keine custom categories zu verwenden, sofern andere Mitarbeiter oder Geräte im Spiel sind.

    Grüße
    Karsten

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