Verbund-Training “OneNote, Lync und Outlook im Terzett”

Für einen deutschen Automobilkonzern durfte ich heute in Berlin einen Tagesworkshop mit rund zehn engagierten Teilnehmern (Zielgruppe IT) abhalten – eine gute Größe, um vernünftige Resultate zu erzielen. Ziel war es, die Schnittmengen der drei genannten Anwendungen (neben der Vorstellung der Einzelprodukte) herauszuarbeiten und deren gemeinsame Einsetzbarkeit im Berufsalltag aufzuzeigen. Eines der Tagesergebnisse möchte ich gerne hiermit vorstellen.

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Mailsicherung, Besprechungsnotizen, Aufgaben (Outlook <-> OneNote)

Falls doppelte Datenhaltung zur zentralen Bereitstellung von Mails erwünscht ist, leistet OneNote Abhilfe. Auch das Importieren von Besprechungsdetails und die bidirektionale Integration von Outlook-Aufgaben sind eine Fingerübung. Auf den virtuellen OneNote-Drucker ist man in diesem Fall nicht einmal angewiesen.

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Lync-Besprechungen (Outlook -> Lync)

Ein virtueller Besprechungsraum kann wie gewohnt über Outlook geplant und dazu eingeladen werden. Ein Klick auf den im Termin hinterlegten Hyperlink verschafft Eingeladenen Zugang. Unter einer Lync-Besprechung kann man alternativ auch einen Chat verstehen, welches sich über Outlook mit dem Absender einer internen E-Mail anstoßen lässt.

lyncbesprechung

Verfügbarkeit (Outlook -> Lync)

Neben der manuellen Definierbarkeit ist der Verfügbarkeitsstatus gewissen Automatismen unterworfen: so führt das Sperren des Desktops zum Status „gelb/abwesend“, ein beginnender Outlook-Termin hingegen zum Status „rot/beschäftigt“.

Chat-Aufzeichnungen (Lync -> Outlook)

Obwohl Instant Messaging sehr informell strukturiert ist, bedarf es einer Protokollierung zur Revisionsmöglichkeit im Nachhinein. Zu diesem Zweck werden die aufgezeichneten Unterhaltungen (Chats) direkt an Outlook übergeben.

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Besprechungsnotizen (OneNote -> Lync)

Im Laufe eines jeden virtuellen Meetings fallen Notizen an. Daher kann hier eine weitere Integrationsmöglichkeit genutzt werden, um Notizen im virtuellen Besprechungsraum zu teilen.

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Autoreninformation (Lync – > OneNote)

Wem die einfachen Initialen nicht ausreichen, die den Autoren der letzten Änderung kennzeichnen, der nutzt OneNote in Verbindung mit SkyDrive und kann per Mouseover die Lync-Visitenkarte abrufen, die wiederum mit Daten aus Active Directory gespeist wird.

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Fazit: am Ende waren wir uns einig, dass OneNote, Lync und Outlook ein harmonisches Terzett für die Unterstützung einer effektiven Zusammenarbeit abgeben.

Autor: Karsten Ulferts

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One Response to Verbund-Training “OneNote, Lync und Outlook im Terzett”

  1. Gabriele Thanner says:

    Lieber Karsten,
    vielen Dank, dass Sie mich an Ihren interessanten, praxisnahen Workshopergebnissen teilnehmen Lassen

    Gabriele Thanner
    EDV-Trainerin Regensburg

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