OneNote-Inhalte über SharePoint 2013 suchen und finden

Beim Thema Suche können sich OneNote und SharePoint sehr sinnvoll ergänzen. Zwar sind Dokumente nicht automatisch Notizen – sollten daher auch nicht trotz vorhandener Möglichkeiten im OneNote abgelegt werden, jedoch handelt es sich anders herum bei Notizen auf jeden Fall um Dokumente, die in SharePoint als DMS somit gut aufgehoben sind.

Zunächst einmal kopieren wir die default.aspx-Site, die später unsere OneNote Suchergebnisse anzeigen soll und benennen diese um. Dies geht am einfachsten durch Aufrufen der Seitenbibliothek des benutzerdefinierten Suchcenters. Als nächstes müssen wir eine Hauptversion der Site veröffentlichen.

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Anschließend können wir die neue Site in den lokalen Sucheinstellungen verlinken, damit diese anschließend in der Suchnavigation angezeigt wird.

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Als letztes wichtiges Element erstellen wir eine benutzerdefinierte Suchergebnisquelle, die ausschließlich OneNote-Dokumente wiedergeben kann. Auf der rechten Seite sehen wir bereits eine Vorschau aller im Index enthaltenen Treffer, die dem definierten Scope (FileType:one) entsprechen. Mit FileType ist in diesem Fall die Dateiendung gemeint.

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Bei der Eingabe eines Suchbegriffs werden die Treffer aus dem Notizbuch explizit hervorgehoben. Ersatzweise sind auch Sucheingaben mit Wildcard (*.one) möglich. Auf der linken Seite ist es mit Hilfe des Refinement Panel/Einschränkungs-Webparts möglich, die bereits vordefinierte Trefferzone weiter einzuschränken. Der Ergebnistitel ist standardmäßig der OneNote-Abschnitt was damit zusammenhängt, dass Notizen jeweils nach Abschnitt im Dateiformat “.one” gespeichert wird.

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Über den inhaltlichen Teaser hinweg bietet der sogenannte Draufzeigebereich bei Mouse over einige Zusatzinformationen und -Funktionen (Bearbeiten, Folgen, etc.). Würde es sich hier um Word/Excel/PowerPoint-Dokumente handeln, würde die entsprechende WebApp einen Einblick in das jeweilige Dokument per Vorschaufenster erlauben. Selbst bei PDF-Dokumenten gibt es eine Möglichkeit zur Schnellansicht über ein Code Snippet. Zur Schnellansicht von OneNote ist mir leider noch keine Lösung bekannt. Falls eine Lösung gefunden ist, wird sie umgehend auf OneNote365.de veröffentlicht.

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Autor: Karsten Ulferts

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