OneNote trifft salesforce

sfdcthumbnailIm Zuge des Erscheinens der OneNote Service API erschienen gleichsam zahlreiche sogenannte recipes von IFTTT, die mit wenigen Klicks eine Integration zwischen zahlreichen Apps mit OneNote erlauben. Allerdings sind derzeit kaum Apps dabei, die im geschäftlichen Umfeld eingesetzt werden – hier liegt der Focus derzeit klar auf dem Privatnutzer. Der Anbieter Zapier bietet nun eine Anzahl Integrationsmöglichkeiten mit Geschäftsplattformen wie SFDC an.

Im mir bekannten Enterprise-Umfeld nimmt SFDC immer mehr an Fahrt auf. Da es sich bei SFDC um eine extern erreichbare Webanwendung handelt, spielt es aktuell eine eher untergeordnete Rolle, ob der Hersteller im System-Orchester nun Microsoft heisst oder nicht. Der Unterschied zu “früher” ist im wesentlichen, dass Daten nun über ein Web-Inferfaces abgefragt, bzw. übertragen werden können, was die Integration deutlich einfacher macht.

Zunächst habe ich mir einen Tenant auf salesforce.com eingerichtet, den ich für 30 Tage lang kostenfrei testen kann. Auch bei Zapier kann man sich kostenfrei registrieren, allerdings ist die Integration für salesforce nach Ablauf der Testphase kostenpflichtig. Wie die Planübersicht zeigt, unterschieden sich diese vor allem im Intervall der Integration.

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Die Datenquelle und das Ziel sind schnell festgelegt. Insgesamt gibt es eine Vielzahl an Integrationsmöglichkeiten. Noch nicht vorhandene Systeme (Dynamics CRM, etc.) können initiativ bei Zapier angefragt werden.

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Als nächster Schritt werden die notwendigen Konten in Form von E-Mail Adresse und Passwort hinterlegt. Vertrauen ist auch hier Pflicht. Hat man alles richtig gemacht, erscheint in beiden Fällen die Meldung “Account ist working”.

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Da das ledigliche Kopieren von Inhalten weniger hilfreich wäre, definieren wir noch ein paar Eigenschaften, die in die Datenübertragung mit einbezogen werden sollen. So können wir aus Eigenschaften der SFDC-Notiz schnell und einfach eine Schablone erstellen. So wollen wir neben dem Titel und dem Notizkörper auch noch den Autor und den Accout übertragen.

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Unser Anwendungsbeipiel dreht sich um einen einfachen Testdatensatz unterhalb der Entität “Accounts”. Hier erstellen wir ein Notiz-Eintrag, der noch nicht übertragen wurde.

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Ist der einmal erstellte Task aktiv, wird er alle fünf Minuten automatisch ausgeführt und überträgt künftig Notizen, die in salesforce an vorhandene Entitäten angefügt wurden. Sofern gewünscht, kann man im Zapier benutzerdefinierte Filter festlegen, die lediglich bestimmte Notizen von salesforce nach OneNote übertragen.

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Sofern man die Uebertragung testweise manuell durchführt, kann man die relevanten Punkte, die nun stattfinden, beobachten. Alternativ wartet man einfach fünf Minuten ab.

sfdc4Betrachten wir nun gemeinsam das Ergebnis, sehen beiseits des erfolgreichen Ergebnisses das für die OneNote Service API 1.0 typische Verhalten – das Erstellen einer neuen Page unterhalb des Abschnitts “Quick Notes”. Dies ist derzeit nicht anders zu steuern, sofern man die Service API 1.0 verwendet.

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Zwar kann man an diesem einfach machbaren Beispiel kritisieren, dass das chronologische Erstellen von separaten Notizseiten dem bisher üblichen Sortierschema nicht ganz gerecht wird. Allerdings sind diese auch weitgehend und zunehmend obsolet. Bei der heutigen Masse an Daten (und auch Notizen) blickt man ohnehin lediglich mit einer effizienten Suche noch durch – welche OneNote bekanntermassen im Repertoire hat.

Autor: Karsten Ulferts

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