Notizbücher anlegen mit einer SharePoint App

Bislang war es relativ umständlich, mit wenigen Klicks ein neues Notizbuch im SharePoint anzulegen und das neue Notizbuch gleichzeitig mit bestimmten Personen zu teilen. Im Normalfall müssen alle diese Schritte nacheinander manuell durchgeführt werden. Heute stelle ich eine kostenfreie App für SharePoint vor, die diesen Prozess komfortabel unterstützen kann.

Zunächst beginnt es mit dem Gang in den App Store. Mit Hilfe der Suche finden wir die App mit dem Namen “OneNote Setup Tool for Teachers”. Dies klingt zunächst recht speziell auf das Thema “Schulung” zugeschnitten. Bei näherer Betrachtung zeigt sich die App jedoch recht vielseitig einsetzbar.

ONSPApp1

Nach der Installation der App wird beim ersten Ausprobieren schnell eine Voraussetzung klar: es ist eine Dokumentenbibliothek erforderlich, die einem der unten genannten Namen entspricht.

ONSPApp2

Sofern diese Dokumentenbibliothek nachweislich existiert, gibt sich das “Hauptmenü” der App zu erkennen. Hier können zu Trainings- und Schulungszwecken Notizbücher erzeugt werden, die sogleich mit gewünschten Schülern, bzw. Teilnehmern geteilt werden.

ONSPApp3

Das Anlegen des Notizbuches mit einem treffenden Namen versteht sich von selbst.

ONSPApp4

Interessant wird es im nächsten Dialogfenster. Hier erhalten wir einen ersten Überblick über die Struktur des Notizbuchs. Dieses setzt sich aus unterschiedlichen Abschnittsgruppen zusammen, die mit unterschiedlichen Berechtigungen versehen werden können. Grundsätzlich werden drei Abschnittsgruppen angelegt.

– Schulungsthematik (“Administration best practices”): Lehrer editiert Inhalte, Schüler haben Lesezugriff.

– Zusammenarbeit (“Training”): Lehrer und alle Schüler können gemeinsam Inhalte editieren.

– Student Notebooks: Lehrer kann editeren, jeder Schüler sieht nur seine eigene Abschnittsgruppe.

ONSPApp5

Im nächsten Dialog trägt der Lehrer die Namen seiner Schüler ein. Hierbei muss es sich um Nutzer handeln, die über einen Account im SharePoint verfügen.

ONSPApp6

Im letzten Dialog kann der Lehrer noch die Abschnitte für die Abschnittsgruppe festlegen, die für die Schüler separat angelegt werden.

ONSPApp7

Zuletzt gibt es eine Vorschau zur Kontrolle, um ggf. noch Anpassungen vor der Fertigstellung vornehmen zu können. In dieser Ansicht ist die Struktur für den Lehrer dargestellt.

ONSPApp8

Zuletzt brauchte die App im Test 15 Sekunden, um das Erstellen des Notizbuchs durchzuführen.

ONSPApp10

Anschließend erhalten wir die Erfolgsmeldung mit dem Hyperlink zum im SharePoint befindlichen Notizbuch. Alle Schüler erhalten die Zugriffsinformation automatisch.

ONSPApp11

Fazit:

Der Mehrwert der App wird bei der konkreten Verwendung deutlich. Lehrer und Schüler können sehr einfach Inhalte austauschen sowie Feedback erhalten, ohne dass ein herkömmlicher Austausch via E-Mail noch erforderlich ist. Dies wird über die gewohnte Synchronisation des Notizbuchs über OneNote ermöglicht.

Für Entwickler:

Abseits von OneDrive und der damit verbundenen OneNote Service API bietet diese App eine komfortable Möglichkeit, im SharePoint ein Notizbuch mit Hilfe eines einfachen Assistenten zu erzeugen. Im Hintergrund erfolgt das Erzeugen des Notizbuchs mittels JavaScript Object Model. Wer darüber mehr erfahren möchte, kann sich diesen interessanten Blog-Beitrag von Rene Modery etwas genauer anschauen.

Für Administratoren:

Wir klammern das Feature “Websitenotizbuch” bewusst aus, weil hier der Name des Notizbuchs fix vorgegeben wird und auch die Freigaben über den herkömmlichen Weg vorgenommen werden müssen. Der Browser sollte sich laut Herstellerempfehlung auf einer aktuellen Version befinden (IE 10). Für die Installation der App ist die Berechtigung des Tenant-Admins einmalig erforderlich.

Autor: Karsten Ulferts

This entry was posted in Business cases and tagged , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s