Notizen zu E-Mails erstellen

Jeder arbeitet heute mit E-Mails und das in der Regel mit Outlook. Wenn besonders viele Informationen zusammenlaufen, ist es hilfreich, Notizen zur Dokumentation der E-Mails zu verfassen. Dieser Beitrag zeigt unterschiedliche, mögliche Lösungsansätze.

Angedockter Modus und Outlook Web App

Wer häufig die Outlook Web App in Verbindung mit dem Internet Explorer verwendet, kann OneNote im angedockten Modus nutzen, um die Anforderung nach verknüpften E-Mail-Notizen zu realisieren. Praktikabel ist der Aufruf einer verknüpften Mail allerdings nur, wenn der verwendete Nutzer in der OWA angemeldet ist oder ein sog. Single-Sign-On in Betrieb ist. Mit einem Klick auf das rechts angezeigte Internet Explorer-Symbol wird die mit der Notizzeile verknüpfte Mail angezeigt.

Outlook Web App in Verbindung mit OneNote im angedockten Modus

Outlook Web App in Verbindung mit OneNote im angedockten Modus

Outlook und Anchor for OneNote

Wenn man sich nicht auf den Internet Explorer beschränken, sondern Firefox oder Chrome verwenden möchte, kann mit Anchor for OneNote eine praktische, jedoch kostenpflichtige Alternative verfügbar, die zuvor für 30 Tage lang kostenfrei getestet werden kann. Die Integration mit Chrome bleibt Nutzern von Office365 im Übrigen leider vorenthalten, mangels Kompatibilität mit den über das O365-Portal bereitgestellten Setup-Sourcen. Sofern die Sourcen für Office nicht über Office365 bezogen werden, muss das Add-On für Chrome zur Nutzung noch manuell aktiviert werden. Mit einem Klick auf das rechts angezeigte Outlook-Symbol wird die mit der Notizzeile verknüpfte Mail in Outlook geöffnet.

Outlook in Verbindung mit OneNote im angedockten Modus, erweitert mit Anchor for OneNote.

Outlook in Verbindung mit OneNote im angedockten Modus, erweitert mit Anchor for OneNote.

Öffentliche Nachrichten in Outlook

Zur Verwaltung von Notizen innerhalb von Outlook, ohne das Zusammenspiel mit OneNote, können die wenig bekannten “öffentlichen Nachrichten” verwendet werden. Eine solche kann in Outlook unter dem Shortcut “Strg + T” erstellt werden. Die anschließend erstellte Notiz wird der zugehörigen Mail mit Hilfe der Unterhaltungs-Ansicht zugeordnet. Zu einem späteren Zeitpunkt können Outlook-Notizen bei Bedarf nach OneNote migriert werden.

Outlook unter Verwendung öffentlicher Nachrichten und Darstellung des Mail-Verlaufs als "Unterhaltung"

Outlook unter Verwendung öffentlicher Nachrichten und Darstellung des Mail-Verlaufs als “Unterhaltung”.

Fazit

Die Frage nach der sog. Best-Practice bleibt wie so oft offen und den individuellen Wünschen des Nutzers vorbehalten. Entscheidend ist dabei eher die Frage, ob bei der Verwaltung der E-Mail-Notizen die Funktionalitäten von OneNote (Kategorien, etc.) nutzbar sein sollen oder nicht.

Autor: Karsten Ulferts

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One Response to Notizen zu E-Mails erstellen

  1. kramkr says:

    Ich verschiebe Wichtige Mails immer aus Outlook nach OneNote, das reicht mir und halte ich im Alltag für praktikabler. Aber wie du auch sagst jeder kann den Weg wählen, der ihm am besten gefällt.

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